Bibliotheken geben einen zunehmenden Anteil ihres Erwerbungsbudgets für Open Access-Publikationen bzw. -Lizenzen aus. Aufgrund der Vielfalt und Komplexität der Lizenzmodelle sowie der Anzahl zusätzlicher Akteure erweist sich eine systematische Evaluierung der hiermit verbunden Kosten- und Nutzenaspekte nach wie vor als schwierig.[1] In diesem zweiten Teil des Beitrags steht deshalb das Bestandscontrolling für Open Access-Ausgaben im Mittelpunkt. Dabei geht es darum, Lizenzverträge mit Open Access-Komponenten zu strukturieren sowie mögliche Evaluierungsschritte zu identifizieren und auf ihre Anwendbarkeit im Bibliotheksalltag hin zu untersuchen. Auch hierfür erhoffen wir uns im gegenseitigen Austausch eine Diskussion der vorgestellten Handlungsoptionen sowie Impulse für einen Praxistest an der eigenen Einrichtung.
Teil 2: Bestandscontrolling für Lizenzen mit Transformationscharakter
Abbildung 1 gibt einen kleinen (und bei weitem nicht abschließenden) Einblick in die Vielfalt – und Farbenfreude – im Hinblick auf Open Access-Lizenzmodelle.[2] Die Bandbreite reicht von schlichten Zweitveröffentlichungsrechten oder rabattierten Article Processing Charges (APCs) für die Veröffentlichung im goldenen Weg über unterschiedliche Read & Publish-Modelle hin zur Finanzierung kompletter Zeitschriften oder E-Books. Mit zunehmendem Transformationscharakter steigt in der Regel auch der zu leistende finanzielle und administrative Einsatz für alle Beteiligten. Neben der Definition, Bewertung und Bepreisung von Open Access-Komponenten ist es vor allem die Umstellung administrativer Prozesse – sowohl auf Seiten der Verlage als auch auf Bibliotheksseite – die zu einem Mehraufwand der Evaluation im Vergleich zu den in Teil 1 beschriebenen subskriptionsbasierten Lizenzen führen.
Abbildung 1: Open Access-Lizenzmodelle
Quelle: eigene Darstellung
1. Etatplanung und Umstellung der Finanzierungsströme
Der vermehrte Arbeitsaufwand im Rahmen des Lizenzmanagements zeigt sich bereits zu Beginn des Erwerbungszyklus – bei der Etatplanung. Die bisher gängigen und vielerorts nach wie vor im Einsatz befindlichen Etatverteilungsmodelle stammen noch aus einer Zeit, als gedruckte Werke den Erwerbungsalltag von Bibliotheken dominierten.[3] Sie beinhalten oft eine „Universitätssäule“, die die Bedeutung des Fachs – und damit den Etatbedarf – an der eigenen Einrichtung anhand der Zahl der Studierenden und des wissenschaftlichen Personals erfasst. Zusätzlich existiert eine „Literatursäule“, die Preisniveau, Literaturproduktion und Publikationsgewohnheiten eines Fachgebietes in den Blick nimmt. Aus beiden Säulen wird dann unter Anwendung entsprechender Verteilungsschlüssel der Betrag berechnet, der pro Fach für wissenschaftliche Literatur ausgegeben werden kann. Schon die an vielen Einrichtungen bereits vollzogene Umstellung auf den überwiegenden Erwerb elektronischer Inhalte wirft jedoch Probleme der Modellanwendung auf. Kommen jetzt noch Ausgaben für Open Access hinzu, ist eine Überarbeitung und Anpassung des Etatverteilungsmodells zwingend notwendig.[4] Denn mit der Transformation hin zu Open Access ist eine spürbare Umstellung der Finanzierungsströme verbunden. Diese resultiert aus dem Umstieg von subskriptionsbasierten hin zu outputbasierten Lizenzmodellen. War bisher die Zahl der potentiellen Nutzer im Rahmen eines FTE-bezogenen Tierings entscheidend, ist jetzt die Anzahl der publizierten Artikel ausschlaggebend. Publikationsstarke Einrichtungen müssen dann deutlich mehr, Einrichtungen mit geringerem Output weniger zahlen. Dazu kommen aber auch Verschiebungen innerhalb einer einzelnen Einrichtung. So gibt es große fachbereichsbezogene Unterschiede im Publikationsverhalten, die dann wiederum auch auf Einrichtungsebene sehr unterschiedlich ausfallen können. Die einrichtungsübergreifende Verschiebung der Lizenzkosten – hin zu publikationsstarken Einrichtungen – spielt sich im Kleinen also auch innerhalb einer Einrichtung selbst ab. Auch hier gibt es Fakultäten und Fachbereiche, die eher im Open Access publizieren als andere und die deshalb einen höheren Finanzierungsbedarf haben. Grundsätzlich ist der Artikeloutput jedoch natürlichen Schwankungen unterworfen, was die Etatplanung zusätzlich erschwert.
Vor diesem Hintergrund bestehen zwei Optionen:
- Vorwegabzug einer festzulegenden Summe für Open Access-Kosten und Verteilung der restlichen Mittel nach (herkömmlichem) Etatmodell
- Entwicklung eines fächerspezifischen Verteilungsschlüssels, welches Open Access-Ausgaben einschließt[5]
Dabei werfen beide Möglichkeiten Probleme auf. Beim der Vorwegabzug ist erst einmal die absolute Höhe der OA-Ausgaben zu definieren. Damit wird einerseits festgelegt, welche Mittel für andere Erwerbungsformen nicht zur Verfügung stehen. Eine ausgewogene Berücksichtigung einzelner Fächer kann jedoch nicht sichergestellt werden. Hauptvorteil von Option a) ist jedoch die vergleichsweise leichte Anwendbarkeit. Über eine fächerbezogene Verteilung dagegen kann das unterschiedliche Publikationsverhalten besser abgebildet werden, allerdings entsteht auch ein erheblich größerer Planungsaufwand – z.B. für die Ermittlung fächerspezifischer, historischer Publikationszahlen. Diese historischen Daten bilden jedoch nur einen groben Anhaltspunkt für zukünftige Publikationszahlen, auch die damit verbundenen konkreten Kosten lassen sich ex ante nur schwer abschätzen.[6] Darüber hinaus gibt es Open Access-Lizenzmodelle, die fachübergreifend – manchmal sogar einrichtungsübergreifend – angelegt sind und die sich deshalb nur schwer oder gar nicht in Option b) integrieren lassen.[7]
Auch wenn das Ziel einer – zumindest auf nationaler bzw. internationaler Ebene – kostenneutralen Umstellung auf publikationsbasierte Lizenzen besteht, ist in der jetzigen Übergangsphase mit steigendem Finanzierungsbedarf zu rechnen. Publikationsstarke Einrichtungen müssen sich auf einen dauerhaft höheren Finanzierungsbedarf einstellen, Einrichtungen mit geringerem Output haben in Transformationsverträgen oft noch Kosten zu tragen, die sich an früheren Subskriptionskosten orientieren.[8] Ein Teil dieses erhöhten Mittelbedarfs kann sicher über entsprechende DFG-Fördermittel aufgefangen werden. Im Zuge des neuen DFG-Programms zur Förderung von OA-Publikationskosten haben viele wissenschaftliche Bibliotheken in Deutschland ihre Open Access-Ausgaben einer gründlichen Prüfung unterzogen. Sehr viele Einrichtungen haben im Mai 2021 Förderanträge eingereicht.[9] Der projektbezogene Fördercharakter der DFG liegt auch diesem Programm zugrunde. Es handelt sich um eine Anschubunterstützung, keine Dauerfinanzierung.[10] Voraussetzung für das Gelingen einer nachhaltigen Open Access-Transformation ist also die einrichtungsspezifische Definition des Etatbedarfs und die entsprechende Umverteilung der Finanzausstattung über Einrichtungsgrenzen hinweg – zumindest auf Ebene eines jeden Bundelandes.[11]
2. Bestandscontrolling für OA-Ausgaben
Ausgangspunkt eines Bestandscontrollings für Open Access-Ausgaben ist zunächst die Ermittlung aller Open Access-Ausgaben einer Einrichtung.[12] Was sich so trivial anhört, erweist sich in der Praxis als mühselige Detektivarbeit. So vielfältig die Publikationsgewohnheiten der Fachbereiche, so vielfältig sind auch die Workflows, in deren Rahmen Rechnungen im Zusammenhang mit Veröffentlichungen geprüft, kontiert und gebucht werden. Hier gilt es, einheitliche Standards zur Erfassung und Beschreibung von Publikationsrechnungen zu entwickeln. Nur so kann zum einen eine reibungslose Kostenübernahme für Autor*innen als auch eine vollständige Kostenerfassung sichergestellt werden.
Ein weiteres wichtiges Handlungsfeld ist die Zuordnung von Publikationen zur Einrichtung. Hierfür existieren zwar eine Vielzahl bibliographischer Datenbanken. Deren unterschiedliche Abdeckung über verschiedene Fächer und die nach wie vor problematische Abbildung der Einrichtungen[13] erlaubt aber oft keine kongruente Zahlenerhebung. So muss jede Bibliothek entscheiden, welche Datenbank die Publikationen der zugehörigen Einrichtung am besten nachweist. Hilfestellung bietet hier der Open Access Monitor des Forschungszentrums Jülich, der verschiedene Datenbanken auswertet und auch Publikations- und Subskriptionskosten auf Einrichtungsebene erfasst.
Im Gegensatz zum Bestandscontrolling für subskriptionsbasierte Lizenzen (siehe Teil 1 dieses Beitrages) ist die Bestimmung der Kosten- und Nutzenaspekte für Open Access-Modelle noch einmal wesentlich vielschichtiger. Diese können je nach Modell stark variieren. Oft sind Publishing- und Reading-Komponente eines Vertrages nicht so klar zu trennen, weil sie nicht unabhängig voneinander existieren würden. Gleichzeitig beinhaltet jede OA-Veröffentlichung auch einen allgemeinen Nutzenaspekt (Stichwort: freie Verfügbarkeit wissenschaftlicher Erkenntnisse), der sich kaum für eine einzelne Einrichtung spezifizieren lässt. Dennoch profitieren nicht nur die Einrichtungen, sondern auch die affilierten Autor*innen ganz konkret von ihren Open Access-Veröffentlichungen, indem diese bspw. häufiger gelesen, rezipiert und zitiert werden als Artikel, die hinter einer Paywall erscheinen. Tabelle 1 fasst mögliche Kennzahlen in Abhängigkeit des Lizenzmodells und der Analyseebene zusammen.
Tabelle 1: Kennzahlen für OA-Lizenzmodelle
Lizenzmodell | Kennzahl | Analyseebene | Herausforderungen |
| Open Access gold (Publikationen in Zeitschriften, Sammelwerken, Büchern) | Kosten pro Publikation Kosten pro Zitation | Titel (Zeitschrift, Buch) Verlag Fachgebiet Einrichtung | Erhebungsaufwand, insbesondere für Zitationsdaten |
| Read & Publish-Modelle | Kosten pro Publikation Kosten pro Zitation | Titel (Zeitschrift, Buch) Verlag Fachgebiet Einrichtung | Kosten für Publishing-Anteil bestimmen Kombination mit Kosten pro Download für Reading-Fee-Anteil, beide Kostenkomponenten bedingen einander oft |
| Beteiligung an Open Access-Konsortien, (z.B. Knowledge Unlatched, SCOAP3, Subscribe to Open-Modelle, Open Library of Humanities, Journal Flipping …) | Kosten pro Publikation Kosten pro Zitation | Titel (Zeitschrift, Buch) Verlag Fachgebiet Einrichtung | anrechenbare Kosten definieren Beziehung zur jeweiligen Subskriptionslizenz herstellen |
| Unterstützung der OA-Transformation durch Infrastrukturen (z.B. DOAJ, ROR…) | Anteil von OA-Publikationen am gesamten Publikationsaufkommen | national international | Nutzenaspekt schwierig zu quantifizieren Bestimmung globaler Kennzahlen sinnvoller |
Analog zum Bestandscontrolling für subskriptionsbasierte Lizenzen ist auch hier die Berechnung möglichst valider Kennzahlen nur der erste Schritt. In einem zweiten Schritt müssen geeignete Referenzwerte bestimmt werden, die den jeweiligen Kennzahlen gegenübergestellt werden können. Dies ist aufgrund der Neuartigkeit der Lizenzmodelle und deren sehr unterschiedlicher Ausgestaltung schwierig. Zudem sind die Konsequenzen von Grenzwertüberschreitungen vor dem Hintergrund der einrichtungsspezifischen Open Access-Policy zu definieren.
3. Fazit
Es zeigt sich, dass ein systematisches Bestandscontrolling auch für Open Access-Lizenzmodelle eine ganz wesentliche Grundlage bei der Planung und Steuerung der Erwerbungsausgaben wissenschaftlicher Bibliotheken darstellt. Die damit verbundenen und in diesem Beitrag skizzierten Herausforderungen – in Bezug auf Etatverteilung, Umstellung von Finanzierungsströmen, Kostenerfassung und die Auswahl geeigneter Kennzahlen – werden sich nur schrittweise lösen lassen. Vielleicht lässt sich dieser Prozess im Rahmen von Reaktionen auf diesen Beitrag beschleunigen?
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Über die Autorin:
Dr. Dana Vosberg ist License Manager an der Technischen Informationsbibliothek (TIB) Hannover
Email-Adresse: dana.vosberg@tib.eu
[1] So gaben fast die Hälfte der Teilnehmer einer deutschlandweiten Befragung zum Thema Bestandscontrolling an, die Open Access-Ausgaben ihrer Einrichtung derzeit noch nicht zu evaluieren. Nur 12% davon haben dies für die nahe Zukunft geplant. Vgl. Vosberg, D./Lütjen, A. (2021): Bestandscontrolling bei elektronischen Ressourcen – Entscheidungshilfen für die Lizenzierung. O-Bib. Das Offene Bibliotheksjournal, 8(1), 1–21. https://doi.org/10.5282/o-bib/5672, S. 11.
[2] Für eine Diskussion einiger dieser neuen Geschäftsmodelle im Hinblick auf ihre Vor-und Nachteile siehe z.B. Jobmann, A. (2019). Bericht zum Hands-On-Lab „Neue Geschäftsmodelle und Workflows im Open Access“ beim 7. Bibliothekskongress in Leipzig am 19. März 2019. O-Bib. Das Offene Bibliotheksjournal, 6(4), 216–220. https://doi.org/10.5282/o-bib/2019H4S216-220.
[3] Für einen Überblick zur Entwicklung und Ausgestaltung von Etatverteilungsmodellen siehe Moravetz-Kuhlmann, M. (2014): Erwerbungspolitik, Etatplanung und Mittellokation in wissenschaftlichen Bibliotheken, In: Griebel, Rolf u.a. (Hg.): Praxishandbuch Bibliotheksmanagement, Berlin 2014, S. 172ff.
[4] Die sich daraus ergebenden Anforderungen für „neue“ Etatverteilungsmodelle werden an wissenschaftlichen Bibliotheken bereits diskutiert. Siehe dazu z.B. Plappert, R. (2017): Etatverteilungsmodelle für Hochschulbibliotheken. Ergebnisse zweier Workshops in Regensburg und Gießen im November/Dezember 2016, in O-Bib. Das Offene Bibliotheksjournal 4 (1), S. 212-222. https://doi.org/10.5282/o-bib/2017H1S212-222 und die Vortragsreihe „Open Access in der Erwerbung“ der dbv-Kommission Erwerbung und Bestandsentwicklung (https://www.bibliotheksverband.de/fachgruppen/kommissionen/erwerbung-und-bestandsentwicklung/fortbildung.html). Zur Umsetzung am Beispiel der HU Berlin siehe Winter, A. u.a. (2020): Etatverteilung 2020: Die Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin modifiziert ihr Etatverteilungsmodell. In: O-Bib. Das Offene Bibliotheksjournal 7(3), 1–13. https://doi.org/10.5282/o-bib/5621.
[5] Hier besteht die Möglichkeit, über eine Maximalgrenze die Ausgaben für Open Access zu deckeln. Alternativ kann das Fachbudget im Hinblick auf die Mittelverwendung ganz offen definiert werden, so dass das Budget innerhalb des Faches flexibel für subskriptions- oder publikationsbasierte Ausgaben verwendet werden kann.
[6] Je nach Verlag und Transformationsvertrag kann die Höhe der Kosten sehr stark variieren.
[7] Als Beispiel zu nennen wären hier nicht nur die DEAL-Verträge, sondern auch Knowledge Unlatched oder die mittlerweile sowohl für E-Book-Pakte als auch für Zeitschriften entwickelten subscribe to open-Angebote.
[8] Hier wäre es wünschenswert, dass Verlage und Bibliotheken – analog zu DEAL – gemeinsam transparente Modelle entwickeln, die die angestrebte Kostenverschiebung nachvollziehbar machen und eine Erhöhung der Lizenzkosten(summe) vermeiden.
[9] Eine Fördervoraussetzung besteht darin, dass Artikel in reinen Open Access-Zeitschriften oder in Hybriden Zeitschriften mit Transformationscharakter erscheinen müssen. Ab wann ein Vertrag als transformativ einzustufen ist, wurde bislang jedoch noch nicht eindeutig definiert. Hilfe bietet hier das ESAC registry.
[10] So werden in der zweiten Förderphase ab 2024 nur noch Kosten für Publikationen aus DFG-Projekten finanziert. Ziel der ersten dreijährigen ersten Förderphase ist es, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass Einrichtungen die Verantwortung für die Finanzierung der eigenen Publikationen übernehmen können.
[11] In diese Richtung argumentiert auch die DEAL-Verhandlungsgruppe, indem sie mit entsprechenden Zahlen die Länder um die Einführung einer am Publikationsaufkommen orientierten Budgetsteuerung bittet. (Rundschreiben der HRK an die GWK vom Juli 2021)
[12] Dass und wie ein umfassendes Monitoring von Publikationskosten in der Praxis gelingen kann, zeigt Irene Barbers für das Forschungszentrum Jülich im Rahmen der dbv-Vortragsreihe „Open Access in der Erwerbung. Siehe https://av.tib.eu/media/52262#t=0,00:26.
[13] So existieren derzeit unterschiedliche – freie und proprietäre – Identifier für Institutionen, mit jeweils unterschiedlichen Abdeckungs- und Einsatzgebieten. Aus bibliothekarischer Perspektive wäre es wünschenswert, wenn sich hier ein freier und universaler Identifier-Standard durchsetzen würde, um Zuordnungsprobleme in Zukunft zu vermeiden. Aussichtsreich scheint hier die vor 3 Jahren gestartete Initiative RoR zu ein, zum Jahresende ist eine vollständige Ablösung von GRID vorgesehen (https://www.grid.ac/ ).